Personalakten richtig archivieren
Welche Unterlagen gehören in die Personalakte? Erfahren Sie die rechtlichen Anforderungen und Best Practices für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Warum Personalakten richtig archivieren?
Die Personalakte ist eines der wichtigsten Dokumente im Personalmanagement. Sie enthält nicht nur persönliche Daten des Mitarbeiters, sondern auch Verträge, Zeugnisse, Abmahnungen und wichtige Kommunikation. Eine ordnungsgemäße Archivierung ist nicht nur eine Frage der Organisation — es geht um rechtliche Compliance, Datenschutz und die Effizienz Ihrer HR-Abteilung.
In Deutschland sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Personalakten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Fehlerhafte oder unvollständige Akten können zu rechtlichen Problemen führen, wenn es um Kündigungen, Streitigkeiten oder Behördenprüfungen geht.
Was gehört in die Personalakte?
Ein Überblick über die Dokumente, die nicht fehlen dürfen
Grunddokumente
Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Änderungsverträge und alle Zusatzvereinbarungen müssen von Anfang an in der Akte enthalten sein. Diese bilden die rechtliche Grundlage der Anstellung.
Behördliche Unterlagen
Kopien von Ausweisdokumenten, Führungszeugnisse, Abschriften aus dem Führerscheinregister und Unbedenklichkeitsbescheinigungen gehören in die Akte.
Leistungsdokumente
Zeugnisse, Beurteilungen, Fortbildungsnachweise und Zertifikate dokumentieren die berufliche Entwicklung und Qualifikation des Mitarbeiters.
Disziplinarmaßnahmen
Verwarnungen, Abmahnungen und Kündigungen müssen dokumentiert werden. Diese Unterlagen sind essentiell für die rechtliche Absicherung.
Gehalt & Soziales
Gehaltsvereinbarungen, Lohnzettel, Sozialversicherungsnummern und Steuerbescheinigungen (Lohnsteuerkarte/ELStAM) müssen sicher verwahrt werden.
Kommunikation
Wichtige E-Mails, Memos und Schriftwechsel mit dem Mitarbeiter dokumentieren Absprachen und Entscheidungen während der Beschäftigung.
Papier oder digital? Die Aufbewahrung
Es gibt zwei Wege, Personalakten zu archivieren: klassisch in Papierform oder digital. Beide Methoden sind rechtlich zulässig, aber die digitale Lösung wird immer beliebter.
Bei der Papierlagerung ist ein sicherer, verschlossener Aktenschrank erforderlich. Die Unterlagen müssen vor Zugriff unbefugter Personen geschützt sein. Der Standort sollte trocken, vor Feuer und Diebstahl gesichert sein.
Die digitale Archivierung bietet mehrere Vorteile: Sie sparen Platz, ermöglichen schnelle Zugriffe und lassen sich Zugriffe protokollieren. Wichtig ist eine sichere Verschlüsselung und regelmäßige Backups. Viele Unternehmen nutzen heute eine Hybrid-Lösung: wichtige Originale in Papier, aber digitalisierte Kopien für den schnellen Zugriff.
Aufbewahrungsfristen — Was sagt das Gesetz?
Die rechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsdauer
Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind nicht einheitlich festgelegt. Sie richten sich nach verschiedenen Gesetzen und können zwischen 2 und 10 Jahren liegen.
Allgemeine Personalunterlagen
3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (HGB 257). Dazu gehören Arbeitsverträge, Änderungsverträge und allgemeine Unterlagen.
Lohnunterlagen & Steuerdokumente
6 Jahre nach Ausstellung (AStG 41 Abs. 1). Lohnzettel, Steuerbescheinigungen und Sozialversicherungsunterlagen unterliegen dieser längeren Frist.
Arbeitsschutz & Unfallversicherung
30 Jahre für Unterlagen, die Arbeitsunfälle betreffen. Dies ist die längste Frist und gilt vor allem für Dokumentationen von Arbeitsunfällen und beruflichen Erkrankungen.
Diskriminierungsschutz
4 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Unterlagen zu Einstellung, Beförderung und Beendigung müssen für potenzielle Diskriminierungsfälle aufbewahrt werden.
Best Practices für die Archivierung
So erstellen Sie ein System, das Ihnen Zeit spart und rechtssicher ist
Ein strukturiertes System aufbauen
Schaffen Sie eine standardisierte Struktur für alle Personalakten. Ein bewährter Aufbau folgt dieser Ordnung: Grunddaten Verträge Leistung Disziplin Austritt. So findet jeder in Ihrer Organisation sofort die benötigten Unterlagen.
Vergeben Sie eindeutige Referenznummern für jeden Mitarbeiter. Dies erleichtert die Verwaltung und verhindert Verwechslungen. Verwenden Sie ein Inhaltsverzeichnis, das auflistet, welche Unterlagen in der Akte enthalten sind.
Datenschutz ernst nehmen
Personalakten enthalten sensible Daten. Sie müssen daher besonders geschützt sein. Bei der physischen Archivierung: abschließbare Schränke, begrenzte Zugriffsrechte, und regelmäßige Kontrollen. Bei digitaler Speicherung: Verschlüsselung, starke Passwörter, und Zugriffsprotokolle.
Eine gut organisierte Personalakte ist nicht nur Papierkram — sie ist Ihre rechtliche Absicherung. Im Konfliktfall können fehlende Dokumente teuer werden.
— HR-Compliance Spezialist
Praktische Umsetzung: 5 Schritte
Audit durchführen
Überprüfen Sie alle vorhandenen Personalakten auf Vollständigkeit. Was fehlt? Was ist zu alt und kann gelöscht werden? Diese Bestandsaufnahme ist der erste Schritt zu einem sauberen System.
Standard-Checkliste erstellen
Entwickeln Sie eine Checkliste mit allen erforderlichen Dokumenten. Diese wird bei Neueinstellungen verwendet und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.
System für die Ablage wählen
Entscheiden Sie sich für Papier, digital oder hybrid. Organisieren Sie die physischen oder digitalen Ordner nach einem einheitlichen Schema, das alle Mitarbeiter verstehen.
Zugriff regeln
Legen Sie fest, wer Zugriff auf Personalakten hat. Das sollten nur Personen sein, die diese für ihre Arbeit benötigen — Geschäftsführung, HR, Betriebsrat.
Regelmäßige Wartung
Planen Sie jährliche Überprüfungen ein. Welche Akten sind abzulaufen? Welche neuen Unterlagen müssen hinzugefügt werden? Dies wird Teil Ihres HR-Rhythmus.
Zusammenfassung: Ordnung schafft Sicherheit
Personalakten richtig zu archivieren bedeutet nicht nur, Dokumente aufzubewahren. Es geht darum, ein System zu schaffen, das Ihre Organisation schützt und den Arbeitsalltag erleichtert. Mit klaren Strukturen, definierten Aufbewahrungsfristen und angemessenem Datenschutz werden Sie rechtssicher und effizient.
Ob Sie sich für digitale oder traditionelle Methoden entscheiden: Das Wichtigste ist, dass Sie konsequent vorgehen. Eine gut gepflegte Personalakte ist ein Zeichen professioneller Personalverwaltung — und sie kann Sie vor großen Problemen bewahren, wenn es zu Konflikten oder Behördenprüfungen kommt.
Beginnen Sie noch heute mit der Überprüfung Ihrer bestehenden Akten. Die investierte Zeit zahlt sich schnell aus.
Hinweis zum Inhalt
Die Informationen in diesem Artikel sind zur allgemeinen Orientierung gedacht und stellen keine Rechtsberatung dar. Die Anforderungen an Personalakten können je nach Bundesland, Branche und Unternehmensgröße unterschiedlich sein. Für spezifische rechtliche Fragen empfehlen wir, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder einen Personalberater zu konsultieren. Die geltenden Gesetze und Verordnungen ändern sich regelmäßig — überprüfen Sie daher die aktuellen Bestimmungen für Ihre Situation.