Aufbewahrungsfristen für Steuerdokumente
Wie lange müssen Rechnungen, Belege und Steuererklärungen aufbewahrt werden? Ein praktischer Überblick über die wichtigsten Fristen.
Lesen Sie weiterDokumentenverwaltung und Aufbewahrungsfristen in Deutschland
Verstehen Sie die rechtlichen Anforderungen für sichere und konforme Dokumentenarchivierung
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Aufbewahrungsfristen
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Über Dokumentenmanagement
Warum korrekte Archivierung wichtig ist
Digitale und physische Dokumente erfordern systematische Verwaltung zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen
Unternehmen in Deutschland müssen eine Vielzahl von Dokumenten aufbewahren — von Steuererklärungen über Verträge bis hin zu Personalakten. Die Aufbewahrungsfristen sind nicht einheitlich und variieren je nach Art des Dokuments und der relevanten Gesetzgebung.
Die korrekte Archivierung schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen, vereinfacht Prüfungen und Audits, und ermöglicht schnellen Zugriff auf wichtige Informationen. Wir helfen Ihnen, die Anforderungen zu verstehen und umzusetzen.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten
- Digitale und physische Dokumente organisieren
- Datenschutz und Sicherheit gewährleisten
- Compliance-Anforderungen erfüllen
Kernthemen
Dokumentenverwaltung verstehen
Wir behandeln alle wichtigen Aspekte der korrekten Dokumentenarchivierung
Aufbewahrungsfristen
Erfahren Sie, wie lange verschiedene Dokumente aufbewahrt werden müssen — von Rechnungen bis zu Arbeitsverträgen
Datenschutz & Sicherheit
Schützen Sie sensible Informationen mit modernen Sicherheitsstandards und DSGVO-konformer Speicherung
Digitale Archivierung
Nutzen Sie digitale Lösungen zur effizienten Verwaltung von Dokumenten und zur Einsparung von Lagerraum
Personalakten
Organisieren Sie Mitarbeiterdokumente gemäß Arbeitsrecht und Datenschutzbestimmungen korrekt
Betriebliche Effizienz
Verbessern Sie Ihre Workflows durch strukturierte Dokumentenverwaltung und schnellen Zugriff
Compliance & Audit
Bereiten Sie sich auf Prüfungen vor und demonstrieren Sie Ihre Compliance-Bereitschaft
Aktuelle Inhalte
Aufbewahrungsfristen und Dokumentenverwaltung in Deutschland
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Digitale Archivierung und Datenschutz
Von der Papierlagerung zur digitalen Lösung: Welche Anforderungen gelten für die digitale Archivierung und wie schützen Sie sensible Daten?
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Unser Ansatz
So helfen wir Ihnen
Ein strukturierter Prozess zur Verbesserung Ihrer Dokumentenverwaltung
01
Analyse der aktuellen Situation
Wir schauen uns an, wie Ihre Dokumente derzeit verwaltet werden — ob digital, physisch oder gemischt. So verstehen wir Ihre Ausgangssituation.
02
Anforderungen ermitteln
Basierend auf Ihrer Branche und Art des Unternehmens identifizieren wir alle relevanten Aufbewahrungsfristen und Compliance-Anforderungen.
03
Maßnahmen umsetzen
Wir helfen Ihnen, ein System aufzubauen, das Ihre Anforderungen erfüllt — ob durch digitale Lösungen oder verbesserte physische Prozesse.
Erfahrungen
Was unsere Leser sagen
Praktische Einblicke von Unternehmern und Personalverantwortlichen
“Wir wussten nicht genau, wie lange wir Rechnungen aufbewahren müssen. Der Leitfaden hier war super hilfreich — jetzt haben wir ein System, das wirklich funktioniert.”
“Als ich Personalverantwortliche wurde, war ich überfordert von den vielen Dokumenten. Dieser Ratgeber hat mir gezeigt, was in die Personalakte gehört und was nicht.”
“Wir sind gerade auf digitale Archivierung umgestiegen. Die Informationen zur Datensicherheit und DSGVO-Compliance haben uns sehr geholfen, das richtig zu machen.”
Häufig gefragt
Antworten auf Ihre Fragen
Die wichtigsten Fragen zur Dokumentenverwaltung beantwortet
Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Die meisten Geschäftsunterlagen müssen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt werden, gemäß 257 HGB und 90 Abs. 1 AStG. Es gibt aber Ausnahmen — einige Dokumente erfordern kürzere, andere längere Fristen.
Kann ich Dokumente digital statt physisch archivieren?
Ja, die digitale Archivierung ist erlaubt und oft praktischer. Wichtig ist, dass die Dokumente unveränderbar, lesbar und nachvollziehbar bleiben. Die Anforderungen sind in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) festgelegt.
Welche Dokumente gehören in die Personalakte?
Arbeitsvertrag, Änderungsmitteilungen, Abmahnungen, Beurteilungen, Bescheinigungen — alles, was die Beschäftigung betrifft. Allerdings gehören nicht alle Unterlagen hinein — es gibt auch Grenzen zum Datenschutz.
Was muss ich beim Löschen von Dokumenten beachten?
Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Dokumente gelöscht werden. Bei digitalen Dokumenten sollte das sichere Löschen erfolgen, physische Dokumente sollten vernichtet werden — nicht einfach in den Müll.
Ist es erlaubt, Originale zu lagern und Kopien zu verwenden?
Ja, aber mit Bedingungen. Die Kopien müssen unveränderbar sein und die gleiche Aussagekraft haben wie das Original. Das ist bei gescannten Dokumenten möglich, wenn sie nach den GoBD-Anforderungen erstellt wurden.
Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungsfristen nicht einhalte?
Das kann zu Geldstrafen führen — bei fehlenden Aufzeichnungen können es bis zu 1 Million Euro sein. Außerdem können Prüfungen und Audits problematisch werden, und Sie verlieren wichtige Nachweise.
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