Häufig gestellte Fragen

Das hängt vom Dokumenttyp ab. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Belege und Verträge 10 Jahre aufbewahrt werden. Buchführungsunterlagen und Jahresabschlüsse ebenfalls. Für Steuerdokumente gilt die gleiche 10-Jahres-Frist nach der Abgabenordnung (AO). Einige Dokumente wie Lohnunterlagen haben nur 6 Jahre Aufbewahrungsfrist.

Ja, aber mit Bedingungen. Die Digitalisierung muss bildlich getreu sein, und Sie müssen die Scanqualität dokumentieren. Wichtig: Originalbelege für Eingangsrechnungen müssen Sie aufbewahren – diese dürfen Sie nicht vernichten. Für andere Dokumente ist eine zertifizierte Digitalisierung mit Audit-Trail und Integritätsprüfung notwendig, damit Finanzämter die Umwandlung akzeptieren.

Ein Backup ist eine kurzfristige Sicherung gegen Datenverlust und wird regelmäßig überschrieben. Archivierung ist die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten nach rechtlichen Vorgaben – unveränderlich, mit Zugriffsverfolgung und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Für Compliance brauchen Sie beides: Backups für Notfallschutz und Archivierung für Rechtssicherheit.

E-Mails mit Geschäftsbezug unterliegen den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Papierdokumente. Sie müssen unveränderbar gespeichert werden, Metadaten müssen erhalten bleiben, und Sie brauchen ein System, das den Zugriff protokolliert. Besonders wichtig: E-Mails mit Rechtsfolgen (Verträge, Angebote, Kündigungen) dürfen nicht gelöscht werden, solange die Aufbewahrungsfrist läuft.

Vernichtung muss nachweisbar sein. Erstellen Sie ein Vernichtungsprotokoll mit Datum, Dokumentlisten und Unterschriften von mindestens zwei Personen. Das Finanzamt erkennt an, dass Unterlagen regelmäßig und ordnungsgemäß vernichtet werden – aber Sie müssen es belegen können. Bei digitalen Dokumenten dokumentieren Sie Löschdatum und -grund in Ihrem Archivsystem.

Das Finanzamt kann fehlende oder schlecht dokumentierte Unterlagen als Mangel der Buchführung einstufen und Schätzungen der Betriebseinkünfte vornehmen – das führt zu höheren Steuerfestsetzungen. Im schlimmsten Fall drohen Vorwürfe der Ordnungswidrigkeit. Eine rechtssichere Archivierung mit dokumentierten Prozessen schützt Sie davor und beschleunigt Prüfungen, weil alles sofort verfügbar ist.